Para entender o que foi mencionado anteriormente, explicaremos resumidamente alguns exemplos nos quais vincularemos um arquivo do Excel com o Word; Na primeira, vincularemos uma lista de nomes no Excel a uma letra do Word e, na segunda, inseriremos uma tabela do Excel que será vinculada ao documento do Word.
Exemplo para vincular ou vincular uma lista
Devemos ter previamente nosso documento Word, por exemplo uma prova de estudos, cujo texto é o mesmo para qualquer aluno, mas para cada caso o nome do aluno deve ser alterado ; A outra coisa que devemos ter é um arquivo Excel com uma lista vertical dos nomes de todos os alunos (1 nome por célula).
Vamos para a aba Correspondência → Iniciar Combinação de Correspondência → Passo a Passo através do Assistente para Combinar Correspondência; em seguida, no lado direito, veremos um menu contextual de 6 etapas, onde existem várias opções; na etapa 1 , deixamos marcado onde diz Letters e pressione Next.
Depois, na etapa 2, selecionamos a opção Usar documento atual e pressionamos Avançar; no passo 3 selecionamos a opção Use an Existing List e pressionamos Browse, para buscar o arquivo Excel; Uma caixa chamada Selecionar Tabela se abrirá, mostrando-nos a tabela que iremos vincular ao Word com o botão OK.
Na etapa 4 do menu contextual Combine Correspondence (lado direito), veremos várias opções; Selecionamos aquele que diz Mais Elementos para abrir a janela Inserir Campo de Combinação; lá, pressionamos o botão Inserir e no lado direito pressionamos Próxima visualização dos cartões para ir para a etapa 5.
Na guia Correspondência, veremos alguns controles com setas para selecionar o nome de que precisamos; a seleção que fizermos será a etapa 6; Se posteriormente você tiver que remover ou adicionar outros nomes, você simplesmente terá que editar as células do Excel sem ter que alterar nada no arquivo do Word. Então, resta apenas imprimi-lo; Talvez você não goste das margens ou queira mudar alguma coisa, para resolver, veja como reduzir ou ampliar um documento da carta para a advocacia.
As tabelas no Word são muito frequentes e muitas vezes basta ir até a aba Inserir → Tabela e selecionar com o mouse a quantidade de tabelas que deseja; mas se seu conteúdo for variável, é melhor fazer um link com o Excel . A maneira mais fácil é selecionar a opção Planilha do Excel, mas não é a melhor pelos motivos que explicaremos a seguir.
Apenas o número de células pode ser ajustado para este tipo de tabela, não sendo possível alterar seu estilo; Por isso a melhor opção é ter a tabela previamente criada no Excel , com seus dados e estilo (cores, tamanho, alinhamento, etc.) e assim que estiver pronta, selecionamos todas as células com o mouse e as copiamos com Ctrl + C.
No Word vamos para a aba Home → Colar → Colar Especial, dentro da caixa Colar Especial selecionamos Colar Link e então a opção Planilha de Objetos do Microsoft Excel, para finalizar com o botão OK; o objeto será colado no Word exatamente da mesma forma que no Excel, mas não pode ser editado de forma alguma, só pode ser movido ou redimensionado.
Tudo o que alteramos no Excel será refletido no Word imediatamente, economizando tempo, esforço e erros ao transcrever os dados em cada célula manualmente. Há poucos dias fizemos outro artigo semelhante com o qual vinculamos dados ou tabelas excel, onde os resultados são refletidos em palavra, se for do seu interesse você pode dar uma olhada. Agora que você sabe como é útil vincular o Excel ao Word, basta colocar esses dois exemplos em prática a partir de agora.
